Cómo dejar de procrastinar y mejorar nuestra productividad

Procrastinar significa posponer o aplazar tareas, responsabilidades y deberes que requieren nuestra atención, por otras actividades que nos resultan más gratificantes, sencillas, agradables…

 

Procrastinar es una forma de evadir lo importante usando otras actividades irrelevantes, vaguedades, planes futuros, tonterías… como refugio, para no afrontar una acción o una decisión que nos resulta desagradable o incómoda. Cuando procrastinamos sufrimos efectos mentales negativos como remordimientos, ansiedad, frustración… sentimientos que nos hacen sentirnos mal con nosotros mismos.

Procrastinamos por miedo a fallar si eres perfeccionista en exceso, o por sentirte inferior y dudar de ti mismo y de los resultados; o porque la tarea es aburrida y estás desmotivado; o porque estas saturado, abrumado y no sabes ni por dónde empezar.

Otros procrastinan porque creen que trabajan mejor bajo presión y lo dejan todo para el último momento, con los riesgos que ello comporta, poniendo en peligro el trabajo y tu reputación personal.

Buscamos múltiples excusas para diferir lo que sabemos que tenemos que hacer y nos dejamos llevar por otras tareas que nos permiten posponer la que no nos gusta. Pero, en el fondo, sabemos que lo mejor es quitársela de encima cuanto antes, y liberar nuestra mente.

Abandonamos las acciones claves y estratégicas, esas que nos acercan a nuestros objetivos, nos refugiamos en el día a día, en charlas que no aportan, en supuestas urgencias… y así terminamos la jornada con la sensación de no haber parado, pero que no hemos hecho nada importante y nos vamos frustrados para casa.

 

A todos nos pasa, es una táctica de nuestro cerebro para defendernos del entorno, pero hay reglas o “trucos” para limitar nuestra capacidad de postergar las tareas incómodas.

1. Saca de tu cabeza las muchas cosas que tienes pendientes de hacer y que no paran de saltar y agobiarte. Haz un mapa o esquema de tus tareas, sepáralas, analízalas, ordénalas, desglósalas, planifícalas… y no te salgas de lo que hayas decidido; ve tachando los logros, para mantener tu motivación alta.

2. Realiza una programación mensual realista con plazos serios, deja espacios para imprevistos realmente “urgentes”. Revísala cada día y cada semana. Haz que se convierta en un hábito. Tu agenda diaria es sagrada e inamovible, es tu meta de cada día.

3. Divide los trabajos o proyectos grandes y pesados en pequeñas tareas, podrás ir afrontándolas con más motivación.

4. Programa las tareas incómodas para el tramo del día en el que te notes con más energía, Afronta ahí las tareas más complejas.

5. No hagas mil cosas, y menos aún a la vez, haz lo importante, y detrás de una cosa la otra. Cuando estés centrado no pares “ni pa fumar”

6. Cualquier tarea fastidiosa que necesite menos de 5 minutos, hazla ¡ya!, de forma que las pequeñas tareas incómodas sean las primeras que desaparezcan de nuestra cabeza: una llamada incómoda a un moroso, una noticia que no le gustará a un cliente…

7. Intercala tareas cortas y fastidiosas con tareas más largas y más gratificantes.

8. Utiliza un cronómetro marcando tiempos de trabajo sin distracciones y de alto centramiento y otros de descanso. Te ayudará a ser más productivo si paras unos minutos. La atención es cíclica y no permite la concentración en largos periodos de tiempo.

9. Eliminar interrupciones. No permitirnos “boicotearnos” con interrupciones que desvían nuestra atención y nos proporcionan excusas perfectas para no afrontar lo que tenemos que resolver.

                Tareas que nos interrumpen:

• El correo electrónico: Revísalo únicamente 3 veces por la mañana (al llegar, a media mañana y antes de salir) y 2 veces por la tarde.
  Si lo hacemos continuamente ya no solventaremos lo que tenemos programado, sino que afrontaremos nuevos problemas aplazando aquellos que nos cuesta más.
• El teléfono: Cuando requieras de concentración, no atiendas todas las llamadas (solo las urgentes), ni las RRSS, ni temas personales. Acostumbrarse a contestar o comprobar este tipo de entradas cada par de horas y activa el “no molesten” para no desviarte.
• Mensajería interna. Aprende a manejar las urgencias, el resto de temas pueden esperar a su momento programado.
• Interrupciones internas: Redúcelas al máximo, No las permitas ni las provoques, ayuda al centramiento productivo. Respeta tu tiempo y el de los demás y propón pactar un horario para comunicaciones internas.

10. Comparte tus metas y expectativas: cuantas más personas de tu entorno conozcan tus objetivos, más apuntalada estará tu fuerza de voluntad.

11. La inmediatez de esta sociedad nos esclaviza. No es obligatorio contestar al instante, no pasa nada si acostumbramos a nuestros clientes y compañeros a resolverle los temas en un momento posterior acordado. Si los demás saben a qué hora nos tendrán a su disposición, y lo cumplimos, no pasa nada. La clave está en cumplir lo que hayamos acordado y que confíen en nosotros.

12. Men sana in corpore sano: Duerme 7-8 horas, practica algún tipo de ejercicio, come sano, y bebe mucha agua. ¡Mantenerte sano te ayudará a cumplir tus objetivos y no andarás como un zombi!

13. Ten paciencia El nivel de presión debes aumentártelo poco a poco para evitar sentirte desbordado. Cuando notes los beneficios de no procrastinar y vayas consiguiendo metas en los tiempos más o menos previstos, date un premio, relájate, descansa… y vuelve a empezar.

14. Estas reflexiones y sugerencias están pensadas para ser más eficaces en el trabajo, pero sirven igual para nuestra vida “privada”. Valen para todo. Las cosas irán mejor, tu vida irá mejor.